SONDERLY™ Privacy Policy

(The French version follows the English version/ La version française suit la présente version anglaise)

Your Privacy Rights

SONDERLY recognizes the importance of privacy and the sensitivity of personal information. We take seriously our obligation to keep your personal information confidential and we protect it with physical, electronic and procedural safeguards. In order to comply with applicable privacy legislation and to instil confidence in individuals, such as users of our services and others that that engage with us, that the personal information they entrust to us is safe, we have developed this Privacy Policy.

SONDERLY identifies the purposes of collecting particular personal information before or when the information is collected. Identifying the purposes of collecting personal information allows SONDERLY to determine the information that it needs to collect. SONDERLY only collects information necessary for an identified purpose.

SONDERLY is responsible for personal information in its possession, custody, or control, including information that has been transferred to a third party for processing. SONDERLY uses contractual or other means to provide a comparable level of protection while a third party is processing this information or acting as a service provider to SONDERLY. SONDERLY has implemented policies and practices to give effect to this policy, including:

(a) implementing procedures to protect personal information;
(b) establishing procedures to receive and respond to complaints and inquiries;
(c) training staff and communicating to staff information about SONDERLY’s privacy policies and practices; and
(d) developing information to explain SONDERLY’s privacy policies and procedures.

SONDERLY personnel are authorized to access personal information based only on their need to deal with the information for the reason(s) for which it was obtained. Safeguards are in place to ensure that the information is not disclosed or shared more widely than is necessary to achieve the purpose for which it was gathered.

SONDERLY also takes measures to ensure the integrity of this information is maintained and to prevent it being lost or destroyed.

“Personal Information” means information about an identifiable individual but does not include business contact information, such as the name, title, business address or telephone number of an employee of a business. SONDERLY only collects, uses, discloses, and retains personal information for purposes that a reasonable person would consider appropriate in the circumstances.

This policy does not apply to Personal Information about employees or other
temporary or permanent staff, consultants, volunteers or other individuals
assigned to or affiliated with us or to any information which is not Personal
Information as defined in or interpreted under applicable law.

Information that you disclose in your public profile, in forum posts, comments, tracker or other public portions online or otherwise becomes public information.

Why Does SONDERLY Collect Personal Information From You?

SONDERLY collects personal information from you so that we can provide you with a range of services and activities, which may include:

(a) responding to requests for and providing services, training and information to individuals;
(b) keeping you and members of the public informed about SONDERLY activities, including programs and services;
and for
(c) planning, research, and statistical purposes; and
(d) meeting legal and regulatory requirements.

How Do We Collect Your Personal Information

We collect information only by lawful and fair means and not indiscriminately. We may collect personal information directly from you when you contact us for information, services, training and events. We may occasionally collect information about you from other sources.

Consent

Consent for the collection, use and/or disclosure of personal information may be obtained orally or in writing and may be expressly given or implied. If you ask us to provide services or training to you we will require your written consent to the collection of your personal information. In some cases your written consent may consist of checking a box online to give us your consent. By signing up to create a SONDERLY account you agree to SONDERLY’s Terms of Use and this Privacy Policy. In other cases where we connect personal information we may also ask for your written consent. We may from time to time also ask you to give your written consent to the use and disclosure of specific personal information. In determining how we obtain your consent, we will take into account the sensitivity of your personal information that we are collecting, using and/or disclosing. We will use and disclose your personal information only in accordance with this policy.

If You Do Not Consent
The choice to provide us with personal information is always up to you. Upon request, we will explain your options of refusing or withdrawing consent to the collection, use and disclosure of your personal information and will record and respect your written choices. However, your decision to withhold particular details may limit or determine our ability to provide our services to you. In many cases your consent to the collection of your personal information will be a condition of the provision of our services to you. If you refuse or withdraw your consent, the consequence may be that we can no longer provide you with services, information or otherwise engage with you. There may also be overriding legal requirement that prevent or limit the effect of your refusal or withdrawal of consent.

Disclosure of Your Personal Information

Under certain circumstances we may disclose your personal information without your consent:

• when we in good faith believe the law requires or authorizes us to do so;
• when the services that you have expressly requested from us require us to give your information to third parties, your consent will be implied unless you tell us otherwise; and
• if the information is already publicly known.

We never make information associated with persons who use our services available to third parties in any form, except as set out in this document or unless we have your prior consent. Personal information provided to third party service providers (such as accountants, computer back-up services, or archival file storage) with whom we have contractual arrangements will have comparable levels of protection to the internal protection which SONDERLY maintains for personal information.

Is My Personal Information Secure?

We take all reasonable precautions to ensure that your personal information is kept safe from loss, unauthorized access, modification or disclosure. Among the steps taken to protect your information, depending on its type and sensitivity, are:

• premises security;
• restricted access to personal information;
• deploying technological safeguards such as security software and firewalls to prevent hacking or unauthorized computer access;
• internal password and security policies; and
• where necessary or appropriate, by requiring third parties to sign a confidentiality agreement.

As we are responsible for any personal information under our control, including personal information that we may transfer to a third party for processing, we will use contractual or other means to provide a comparable level of privacy protection when personal information is being processed by a third party on our behalf.

Some of the service providers that process or handle Personal Information on our
behalf are located outside of Canada. As a result, your Personal Information may
be transferred, stored and/or processed outside Canada in connection with the

purposes described in this privacy policy. Contractual or other measures we may
use to protect your Personal Information are subject to the legal requirements of
the foreign jurisdictions where your Personal Information may be transferred,
stored or processed, for example lawful requirements to disclose information to
government authorities in those countries.

Updating Your Information

Since we use your personal information to provide services to you, it is important that the information be accurate and up-to-date. If any of the information changes, or if you should become aware that the personal information which we have is incorrect, please inform us so that we can make the necessary changes.

Access to Your Personal Information

Upon written request, we will confirm the existence, use and disclosure of your personal information. You may request access to your personal information at any time. Please provide sufficient information in your request to enable SONDERLY to provide an accurate account of your personal information. Depending on the nature and complexity of the request, you may be required to pay a fee before your request can be processed.

Can I be Denied Access to My Personal Information?

Your rights to access your personal information are not absolute. We may deny access when:

• information relates to existing or anticipated legal proceedings against you
• granting you access would have an unreasonable impact on other people’s privacy;
• to do so would prejudice negotiations with you;
• to protect our rights and property; and
• the request is frivolous or vexatious.

If we deny your request for access, or refuse a request to correct information, we will explain why.

How Long Do You Keep My Personal Information?

Personal information will be retained as long as services are provided and, thereafter, for as long as is reasonably necessary for us to complete our dealings with you, or as may be required by law. There may, however, be circumstances where SONDERLY may not be able to completely remove your personal information, including as a result of data backup procedures or document retention policies. In these circumstances such information will continue to be held securely pursuant to this Privacy Policy.

Web Site

Our Web site, https://sonderly.io/, may contain links to other sites which are not governed by this Privacy Policy. While no specific personal information is retained with respect to any visitor to this website, we may monitor traffic patterns, site usage and related site information to optimise our web service. In the continuing development of this website we may provide aggregated information to third parties, but these statistics do not contain any identifiable personal information. Personal information will not be posted on any of our digital channels.

Use of Cookies

Sonderly uses cookies and other tracking technologies for performance analytics and marketing purposes. By using the SONDERLY learning platform, you agree to this use. SONDERLY may use “cookies” to help you personalize your online experience. A cookie is a text file that is placed on your hard disk by a web page server. Cookies cannot be used to run programs or deliver viruses to your computer. Cookies are uniquely assigned to you, and can only be read by a web server in the domain that issued the cookie to you.

One of the primary purposes of cookies is to provide a convenience feature to save you time by telling the Web server that you have returned to a specific page. For example, if you personalize pages or register with SONDERLY for services, a cookie helps the website to recall your specific information on subsequent visits. This simplifies the process of providing your personal information, such as billing addresses, shipping addresses, and so on. When you return to the same website, the information you previously provided can be retrieved for your convenience.

You have the ability to accept or decline cookies. Most Web browsers automatically accept cookies, but you can typically modify your browser setting to decline cookies if you prefer. If you choose to decline cookies, you may not be able to fully experience the interactive features of the SONDERLY services or websites you visit.

Openness about Policies and Practices

SONDERLY is committed to ensuring that information about our privacy policies and practices is available to you. SONDERLY makes general information regarding its privacy policies and practices available online. For additional information, please contact us by email info@autism.net or by phone (416) 322-7877 Ext 513.

Communicating with Us

E-mail is not a 100% secure medium and you should be aware of this when contacting us to send personal or confidential information.

Changes to this Privacy Policy

This policy is effective September 1, 2019. Since SONDERLY regularly reviews all of its policies and procedures, we may change our Privacy Policy from time to time. Please refer to our website for revisions and updates.

Requests for Access

If you have any questions, wish to review your personal information, comment on this policy or make a complaint, please contact us by email info@autism.net or by phone (416) 322-7877 Ext 513.

(La version française )

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE SONDERLY 

Votre droit à la vie privée 

SONDERLY reconnaît l’importance de la confidentialité et la nature délicate des renseignements personnels. Nous prenons au sérieux notre obligation de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et nous les protégeons au moyen de mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales. Afin de nous conformer aux mesures législatives qui encadrent le respect de la vie privée et pour assurer les personnes (les utilisateurs de nos services et les autres personnes qui entrent en relation avec nous) que les renseignements personnels qu’elles nous confient sont en sécurité, nous avons élaboré la présente politique de confidentialité. 

SONDERLY précise à quelles fins des renseignements personnels sont recueillis, avant la collecte ou au moment de celle-ci. Le fait de préciser les fins de la collecte de renseignements personnels avant celle-ci ou au moment de celle-ci permet à SONDERLY de déterminer les renseignements qui doivent être recueillis. SONDERLY recueille uniquement des renseignements requis à des fins particulières.  

SONDERLY est responsable des renseignements personnels qui sont en sa possession, sous sa garde ou sous son contrôle, y compris les renseignements transmis à un tiers pour traitement. SONDERLY utilise des moyens contractuels ou autres pour assurer un niveau de protection comparable lorsqu’un tiers traite ces renseignements ou agit comme fournisseur de services pour SONDERLY. SONDERLY a mis en place des politiques et des pratiques pour mettre la présente politique en application, y compris : 

  1. mettre en place des procédures de protection des renseignements personnels;  
  2. établir des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements;  
  3. former le personnel relativement aux politiques et pratiques en matière de confidentialité de SONDERLY et fournir au personnel l’information nécessaire;  
  4. rédiger des documents explicatifs concernant les politiques et les procédures en matière de confidentialité de SONDERLY. 

Le personnel de SONDERLY est autorisé à consulter des renseignements personnels seulement lorsqu’il doit traiter les renseignements aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus. Des mesures de protection sont en place pour s’assurer que les renseignements ne sont ni divulgués ni diffusés plus largement que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.  

SONDERLY prend également des mesures pour s’assurer de l’intégrité de ces renseignements et éviter qu’ils ne soient perdus ou détruits.  

Les « renseignements personnels » sont définis comme des renseignements associés à une personne identifiable, mais n’incluent pas les coordonnées professionnelles comme le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un(e) employé(e) d’une entreprise. SONDERLY recueille, utilise, divulgue et conserve les renseignements personnels uniquement à des fins qu’une personne raisonnable considérerait comme appropriées dans les circonstances.  

La présente politique ne s’applique pas aux renseignements personnels concernant le personnel ou les employé(e)s, qu’ils soient temporaires ou permanents, les consultants, les bénévoles ou d’autres personnes affiliées ou assignées à nous ou à tout autre renseignement qui n’est pas un renseignement personnel selon la définition qui en est donnée ou l’interprétation qui en est faite aux termes des lois applicables.  

Les renseignements que vous divulguez dans votre profil public, des publications sur un forum, des commentaires, un pistage ou d’autres parties publiques en ligne ou autrement deviennent accessibles au public. 

Pourquoi SONDERLY recueille vos renseignements personnels? 

SONDERLY recueille vos renseignements personnels pour vous offrir une vaste gamme de services et d’activités, ce qui pourrait par exemple comprendre : 

  1. répondre à des demandes de prestation de services, de formation et de renseignements à des personnes et offrir les services, la formation et les renseignements; 
  2. vous renseigner et renseigner le public sur les activités de SONDERLY, y compris les programmes et les services;
    de même qu’à des fins  
  3. de planification, de recherche et de statistiques; 
  4. se conformer aux exigences légales et règlementaires. 

Comment nous recueillons vos renseignements personnels 

Nous recueillons les renseignements personnels uniquement par des moyens légaux et honnêtes, et non pas sans discernement. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous communiquez avec nous pour obtenir des renseignements, des services, de la formation ou pour assister à des événements. Nous recueillons parfois des renseignements personnels sur vous auprès d’autres sources.  

Consentement 

Le consentement pour la collecte, l’utilisation et/ou la divulgation des renseignements personnels peut être obtenu de vive voix ou par écrit et peut être donné de manière explicite ou implicite. Si vous nous demandez de vous offrir des services ou une formation, nous vous demanderons votre consentement écrit à la collecte de vos renseignements personnels. Dans certains cas, votre consentement écrit peut seulement consister à cocher une case en ligne pour nous donner votre consentement. En vous inscrivant pour créer un compte SONDERLY, vous consentez aux Conditions d’utilisation et à la présente politique de confidentialité de SONDERLY. Dans d’autres cas où nous recueillons des renseignements personnels, il est possible que nous vous demandions votre consentement écrit. De temps en temps, nous pouvons vous demander votre consentement écrit pour l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels particuliers. Lorsque nous déterminons la façon d’obtenir votre consentement, nous tenons compte de la nature délicate de vos renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et/ou divulguons. Nous n’utiliserons et ne divulguerons vos renseignements personnels que conformément à la présente politique. 

Si vous ne donnez pas votre consentement 

Vous êtes toujours libre de nous communiquer ou pas vos renseignements personnels. Sur demande, nous vous expliquerons vos options de refus ou de retrait de votre consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels; nous prendrons note de vos choix écrits et nous les respecterons. Cependant, votre décision de ne pas divulguer certains renseignements pourrait limiter ou déterminer notre capacité à vous offrir des services. Dans de nombreux cas, votre consentement à la collecte de vos renseignements personnels sera conditionnel à la prestation de nos services. Si vous refusez ou retirez votre consentement, la conséquence pourrait être que nous ne pourrions plus vous offrir de services, de renseignements ou autrement entrer en relation avec vous. Il peut aussi exister des obligations juridiques prioritaires qui peuvent empêcher ou limiter le refus ou le retrait de votre consentement.  

Divulgation de vos renseignements personnels 

Dans certaines circonstances, il se peut que nous divulguions vos renseignements personnels sans votre consentement : 

  • lorsque nous croyons, de bonne foi, être légalement tenus ou autorisés à le faire;  
  • lorsque les services que vous nous avez explicitement demandés exigent que nous transmettions vos renseignements personnels à des tiers, votre consentement sera implicite, à moins d’indication contraire de votre part; 
  • si les renseignements sont déjà connus du public.  

Nous ne transmettons jamais à des tiers les renseignements liés aux personnes qui utilisent nos services, sous quelque forme que ce soit, sauf comme indiqué dans le présent document ou à moins d’avoir obtenu préalablement votre consentement. Les renseignements personnels fournis à des fournisseurs de services tiers (tels que des services de comptabilité, de sauvegarde informatique ou d’archivage de dossiers) avec lesquels nous avons des ententes contractuelles auront un niveau de protection comparable à la protection interne que SONDERLY maintient pour les renseignements personnels. 

Mes renseignements personnels sont-ils en sécurité? 

Nous prenons toutes les précautions raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute perte, tout accès interdit, toute modification ou toute divulgation. Parmi les mesures que nous prenons pour protéger vos renseignements personnels, selon leur type et leur nature délicate, notons : 

  • la sécurité des locaux; 
  • la restriction de l’accès aux renseignements personnels; 
  • le déploiement de mesures de sécurité technologiques telles qu’un logiciel de sécurité et un pare-feu afin de prévenir le piratage informatique ou l’accès non autorisé aux ordinateurs; 
  • l’utilisation de mots de passe et de politiques de sécurité internes; 
  • si nécessaire ou approprié, la signature d’un accord de confidentialité par des tiers. 

Puisque nous sommes responsables des renseignements personnels que nous détenons, y compris des renseignements personnels que nous pourrions transmettre à un tiers pour traitement, nous employons des moyens contractuels ou autre pour assurer un niveau de protection comparable de la confidentialité quand un tiers traite des renseignements personnels en notre nom. 

Certains des fournisseurs de services qui traitent ou gèrent des renseignements personnels en notre nom sont situés à l’étranger. Par conséquent, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés, stockés et/ou traités à l’étranger aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité. Les moyens contractuels ou autres que nous prenons pour protéger vos renseignements personnels sont soumis aux exigences légales des pays où vos renseignements personnels pourraient être transférés, stockés ou traités, par exemple des exigences légales concernant la divulgation de renseignements aux autorités gouvernementales de ces pays. 

Mise à jour de vos renseignements  

Puisque nous utilisons vos renseignements personnels afin de vous fournir des services, il est important que ces renseignements soient exacts et à jour. Veuillez nous informer de tout changement à vos renseignements personnels ou si vous constatez que vos renseignements personnels sont incorrects afin que nous puissions apporter les changements nécessaires. 

Accès à vos renseignements personnels 

Sur demande écrite, nous confirmerons l’existence, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels en tout temps. Veuillez préciser votre demande pour permettre à SONDERLY de vous fournir un portrait exact de vos renseignements personnels. Selon la nature et la complexité de la demande, il se pourrait que vous deviez acquitter des frais avant que votre demande puisse être traitée. 

Peut-on me refuser l’accès à mes renseignements personnels? 

Vos droits d’accès à vos renseignements personnels ne sont pas absolus. Nous pouvons refuser l’accès dans les situations suivantes : 

  • les renseignements sont liés à des procédures légales existantes ou anticipées contre vous; 
  • le fait de vous accorder l’accès pourrait entraîner des conséquences déraisonnables sur la vie privée d’autres personnes; 
  • le fait de vous accorder l’accès pourrait porter préjudice à des négociations avec vous; 
  • pour protéger nos droits et biens; 
  • la demande est frivole ou vexatoire.  

Si nous vous refusons l’accès ou refusons votre demande de correction de renseignements, nous vous expliquerons les motifs de ce refus. 

Combien de temps conservez-vous mes renseignements personnels?  

Les renseignements personnels recueillis seront conservés aussi longtemps que les services sont fournis, et par la suite, aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour que nous puissions terminer nos transactions avec vous, ou que l’exige la loi. Il peut cependant y avoir des circonstances où SONDERLY pourrait être dans l’impossibilité de supprimer complètement vos renseignements personnels, y compris en cas de procédures de conservation des données ou de politiques de rétention de documents. Dans ces circonstances, de tels renseignements personnels seront conservés en toute sécurité conformément à la présente politique de confidentialité. 

Site Web 

Notre site Web, https://www.sonderly.io/, peut contenir des liens vers d’autres sites qui ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité. Bien qu’aucun renseignement personnel précis ne soit conservé en rapport avec toute visite de ce site Web, nous pouvons surveiller les habitudes de transmission, l’utilisation du site et les renseignements connexes afin d’optimiser notre service Web. Afin de poursuivre le développement du présent site Web, nous pouvons fournir des renseignements généraux à des tiers, mais ces statistiques ne comprennent pas des renseignements personnels révélant votre identité. Des renseignements personnels ne seront pas affichés sur l’un ou l’autre de nos canaux numériques. 

Utilisation des témoins 

SONDERLY utilise des témoins et d’autres technologies de suivi à des fins d’analyse des performances et de marketing. En utilisant la plateforme d’apprentissage de SONDERLY, vous consentez à cette utilisation. SONDERLY peut utiliser des « témoins » pour vous aider à personnaliser votre consultation en ligne. Un témoin est un fichier texte placé sur votre disque dur par un serveur de pages Web. Les témoins ne peuvent pas exécuter de programmes ni propager de virus sur votre ordinateur. Les témoins vous sont exclusivement assignés, et peuvent être lus uniquement par un serveur Web dans le domaine qui vous les a acheminés.  

L’une des principales fonctions des témoins est de fournir une fonctionnalité pratique qui vous permet de gagner du temps en indiquant au serveur Web que vous avez déjà visité une page Web donnée. Par exemple, si vous personnalisez des pages ou que vous vous inscrivez auprès de SONDERLY pour des services, un témoin aide le site à se rappeler vos renseignements particuliers lors de vos visites ultérieures. Cela simplifie le processus pour fournir vos renseignements personnels telle une adresse de facturation, une adresse de livraison, et ainsi de suite. Lorsque vous revenez sur le site Web, les renseignements que vous avez fournis peuvent être récupérés, ce qui facilite la navigation. 

Vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser les témoins. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour l’en empêcher si vous le préférez. Si vous refusez les témoins, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser l’intégralité des fonctions interactives des services de SONDERLY ou des sites Web que vous consultez. 

Transparence quant aux politiques et aux pratiques  

SONDERLY s’engage à s’assurer que les renseignements relatifs à nos politiques et à nos pratiques en matière de confidentialité soient disponibles. SONDERLY rend disponibles en ligne les renseignements généraux concernant ses politiques et ses pratiques en matière de confidentialité. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec nous à info@autism.net et au (416) 322-7877, poste 513. 

Communiquer avec nous 

Le courriel n’est pas un moyen de communication complètement sécuritaire et vous devriez être au fait de cela quand vous communiquez avec nous pour nous transmettre des renseignements personnels ou confidentiels. 

Changements à la présente politique de confidentialité 

La présente politique entre en vigueur le 1er septembre 2019. Puisque SONDERLY révise régulièrement l’ensemble de ses politiques et ses procédures, nous pourrions modifier notre Politique de confidentialité de temps en temps. Veuillez consulter notre site Web pour les révisions et les mises à jour. 

Demande d’accès 

Si vous avez des questions, souhaitez vérifier vos renseignements personnels, voulez commenter cette politique ou faire une plainte, veuillez communiquer avec nous à info@autism.net et au (416) 322-7877, poste 513.